S O F T W A R E F Ü R K M U B E T R I E B E
XfleX für Gewerbe
Die Branchenlösung für Gewerbe
Freude am Arbeiten!
Mit Projekten erfolgreich
XfleX Modul xDEAL
Worum geht es in diesem Modul?
Projekte stehen im Zentrum jeder Tätigkeit sowohl beim Dienstleister als auch im Gewerbe. Entsprechend vielseitig und flexibel müssen diese einsetzbar sein. Mit XfleX haben Sie die Möglichkeit, mittels verschiedenen Projekttypen die Darstellung und das Verhalten eines Projektes vorzubestimmen. Legen Sie damit fest, ob es sich um ein Grossprojekt, ein Teilprojekt, eine Projektphase, ein Objekt, eine Anlage, einen Wartungsvertrag oder einen Serviceauftrag handelt. Ihr Unternehmen definiert selbst, welche Abläufe wie abgebildet werden sollen. Definieren und kalkulieren Sie Ihre Leistungen und verwenden diese für Ihre Offerten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen.
Was sind die Besonderheiten?
Budgetieren und überwachen
In komplexeren Fällen sind Projektstrukturen über vier Ebenen möglich. Bei XfleX kann jedes Projekt auf jeder Ebene ein eigenes Budget tragen. Damit der Projektleiter stets den Überblick über die Budgets behält, meldet das Projektbudget dies automatisch via Email dem Projektleiter, sobald die erbrachten Leistungen eine definierbare Grenze pro Budgetposition überschritten haben. Arbeiten Sie mit langen Rahmenaufträgen und wollen das monatliche Kostendach einhalten, so helfen Ihnen Budgetpositionen welche periodisch wiederholend sein können.
Projekterfolgsrechnung
Für Ihre umfassende Projekterfolgsrechnung kann für jedes Projekt auf jeder Ebene eine eigene Projekterfolgsrechnung erzeugt werden. Sie weist die Zahlen für das Projekt und konsolidiert mit allen seinen Unterprojekten aus. Es werden neun Basiswerte und acht Kennzahlen aufbereitet. Die Projekterfolgsrechnung kann auf dem Bildschirm dargestellt, mit einem gestaltbaren Layout als PDF gedruckt und Teile davon im Excel aufbereitet werden - ganz nach Ihrem Bedarf. Um mehrere Projekte zusammengefasst auszuwerten, kann die Projekterfolgsrechnung für beliebige Selektionen von Projekten als Zusammenfassung erstellt werden.
Vielseitige Dokumente
Dokumente können Teil eines Projektes sein, alle Vorgänge zusammenfassen und Budgets und Erfolgsrechnungen übersichtlich darstellen. Verbinden Sie Ihre Dokumente mit Projekten und Kontakten wie Auftraggeber, Debitor, usw.. Um die Weiterverarbeitung zu vereinfachen können Dokumente kopiert und wiederverwendet, in einen vordefinierten nächsten Status, welchen Sie selbst festlegen überführt, sowie als PDF mit digitaler Signatur oder Worddokument (RTF) erstellt werden. Da ein Projektdokument übersichtlich sein muss, kann XfleX umfangreiche Projektdokumente in Kapitel gliedern, welche bis zu neun Ebenen umfassen. Diese Kapitel tragen frei darstellbare Kopf- und Fusszeilen, rechnen automatisch ein Total und können als Zusammenfassung über eine, zwei oder mehr Ebenen auf einem Angebotsdeckblatt erscheinen. Nutzen Sie zudem die Dokumentanalyse, welche die Dokumentvorkalkulation, einen Materialauszug für die AVOR, eine Arbeitsvorgabe für die Mitarbeiter, Geräteeinsatz und Fremdleistungsaufträge ermöglicht.
Flexible Positionen
In den Positionen eines Dokumentes wird dessen Inhalt ersichtlich. XfleX bietet Ihnen zahlreiche Positionstypen um den Zweck der Positionen zu bestimmen: Arbeit, Spesen, Material, Produktionsmittel, Drittleistung, Kombiartikel, Zuschlag, Reduzieren auf Prozentanteil, Rabatt, Skonto, Administrativposition, Teilrechnungsverrechnung, Total 1, Total 2, Total 3, Schlusstotal, Text 1, Text 2, Text 3, Text 4 und Steuer. Es gibt verschiedene Mengentypen mit bis zu drei Dimensionen, die sich mit einem Einzelpreis verrechnen, die reine Mengenangabe (Devis), die reine Preisangabe (Per) und die reine Betragsangabe (Pauschal). Für sie alle ist deren Darstellung im finalen Dokument vordefinierbar. Ihre Dokumentee können zudem bis zu drei Steuersätze tragen.
Artikel
Die Artikelerfassung ist oft ein wichtiger Teil der Arbeit. Damit diese effizient gestaltet werden kann, und Positionen nicht jedes Mal von Grund auf geschrieben werden müssen, können diese als Artikel vordefiniert werden. XfleX unterscheidet Arbeitsartikel, Materialartikel, Geräte, Fremdleistungen, Textbausteine sowie Kombiartikel, die aus anderen Artikeln zusammengesetzt sein können. Artikeln haben Nummern, verschiedene Texte, Preise, Kosten, Ertragskonti, Kostenstellen, Kategorien und Klassierungen. Sie lassen sich mit frei definierbaren Kalkulationen berechnen. Materialartikel können an Lager geführt und eingekauft werden. Nutzen Sie die Artikelanalysen um periodenbasiert anzuzeigen bei welche Kunden, in welchen Mengen und mit welchem Umsatz die Artikel fakturiert wurden.
Einige Funktionen in der Übersicht
Angebote können direkt mit einem Kontakt verbunden werden, ohne dass ein Projekt eröffnet werden muss. Wird der Auftrag erteilt, kann ein Projekt angelegt und das Angebot im Projekt abgelegt werden.
In komplexeren Fällen sind Projektstrukturen über vier Ebenen möglich. Beispiel: Hauptprojekt - Teilprojekt - Projektphase - Planschritt oder Objekt - Anlagegruppe - Anlage - Serviceeinsatz
Dokumente können die Basis für ein Projektbudget sein. Das Projektbudget meldet dem Projektleiter per Email, sobald die erbrachten Leistungen eine definierbare Grenze pro Budgetposition überschritten haben.
In der Projekterfolgsrechnung werden Neun Basiswerte und acht Kennzahlen aufbereitet: Geleistet, Budgetiert, Basiskosten, Selbstkosten, Fakturiert, Bezahlt, Fakturierter (offene Leistungen), Geleistet (nur Arbeit), Geleistete Arbeitsstunden; Gewinn/Verlust nach Faktura und nach Zahlungseingang, Budgetabweichung, Fakturierter (offenes Budget), Ausstehend, Angefangene Arbeiten, erreichter Stundensatz Total und nur Arbeit.
Dokumente können mit Modellen erstellt, aus anderen kopiert (ganz oder teilweise) oder auf einen tordefinierbaren nächsten Typ übertragen werden.
Projekte können eine eigene Kalkulation haben und mit einer übersichtlichen Projekterfolgsrechnung überwacht und (einzeln, konsolidiert und gruppiert) ausgewertet werden. Darin sind alle Kennzahlen enthalten, bis hin zum erreichten Stundensatz.
Projekte können beliebig viele beteiligte Kontakte tragen (Debitor, Kunde, Verwaltung, Bauleiter, Architekt, ...) und mehrstufig geführt sein (Hauptprojekt, Teilprojekt, Projektphase, ...).
Maximal flexible Positionen mit Kapiteln, verschiedenen Textbausteinen, Rabatten auf jeder Ebene, Akontoverrechnung, Zwischentotalen und diversen Mengentypen (Devi, Pauschal).
Kataloge von Lieferanten, die im Excel vorliegen (CSV Format), können importiert, kalkuliert und verwendet werden.
Leistungen können mit eigenen Kalkulationsmodellen berechnet werden.
Artikelanalysen können periodenbasiert anzeigen, welche Kunden, in welchen Mengen und mit welchem Umsatz die Artigel fakturiert wurden.
Die Projekterfolgsrechnung kann auf dem Bildschirm dargestellt, mit einem gestaltbaren Layout als PDF gedruckt und Teile davon in Excel aufbereitet werden.
Mittels Projekttyp wird festgelegt, ob es sich um ein Grossprojekt, ein Teilprojekt, eine Projektphase, ein Objekt, eine Anlage, einen Wartungsvertrag oder einen Servicevertrag handelt.
Gliedern Sie umfangreiche Projektdokumente in Kapitel, welche bis zu neuen Ebenen umfassen.
... und vieles mehr.
